Türk Dil Kurumu’nun sözlüğüne göre, vekaletname, “Bir kimsenin vekil olduğunu bildiren, noterlik tarafından onaylanmış belge” anlamına gelmektedir. Resmi ve hukuki geçerliliği olan vekaletname hem kurumsal hem bireysel pek çok işlemde kullanılır. Vekaletnamenin temel amacı, bir bireyin veya kurumun başka bir birey veya kuruma kendi adına işlem yapabilme yetkisi vermesidir.
Vekaletname Türkiye’de görev yapan herhangi bir noterlikten veya avukattan temin edilebilir. Eğer yurt dışında yaşıyorsanız ve Türkiye’deki işlerinizin yürütülmesi için bir vekaletname düzenleyecekseniz Sanal Konsolosluk Form Bankası’nın Vekaletname bölümünde ihtiyacınız olan vekaletname örneklerini bulabilirsiniz. Elinizdeki belgeyi kendi bilgilerinize uygun şekilde doldurup sağ üst köşesine vesikalık fotoğrafınızı yapıştırdıktan sonra bu belgeyi noter huzurunda imzalayarak vekaletnamenizi oluşturmuş olursunuz. Vekalet veren ve alan tarafların imzasının bulunduğu bu belgenin bir nüshası noterde kalır. Vekaletnamede kullandığınız fotoğrafı notere mühürletmeniz tavsiye edilir.
Vekaletname hazırlanırken daha sonra mağduriyet yaşamamak adına dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Konut/iş yeri kiraya verme işlemlerinde kiraya verilen yerin adresi net olarak belirtilmelidir. Banka işlemleri için çıkarılacak vekaletnamede bankanın adı, şubesi ve hesap numaranız bulunmalıdır. Gayrimenkul ile ilgili vekaletnamelerde sözü geçen gayrimenkulün tapu bilgileri eksiksiz şekilde bulunmalıdır. Telefon numarası devretmek veya satmak için vekaletname çıkarılıyorsa iki tarafın da kimlik bilgileri gerekir. Taşıt ile ilgili işlemler için çıkarılacak vekaletnamede aracın ruhsat bilgileri gerekir. Eğer araç satılıyorsa satın alan tarafın kimlik bilgileri mutlaka verilmelidir. Vekil tayin edeceğiniz kişi bir avukatsa, avukatın bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarası vekaletnameye yazılmalıdır. Vekaletnamenin kullanılacağı alana göre usulüne uygun hazırlandığından emin olmalısınız.
Vekaletname çıkarırken resmi geçerliliği olması için belli bilgiler eksiksiz yazılmış olmalıdır. Böylece iki taraf da ilerleyen zamanlarda mağduriyet yaşamaz. Ek olarak başka belge ve bilgiler de istenebileceği gibi, genel anlamda aşağıdaki belge ve bilgiler mutlaka talep edilir: